Gestão e segurança documental, da Work Image

Por meio da administração física de documentos, a Work Image permite que os clientes tenham uma visão completa de seu negócio sem a preocupação de armazenar e gerenciar os papéis.

Presente nos Estados de São Paulo, Rio de Janeiro e Rio Grande do Sul, a empresa realiza um levantamento da situação da contratante, com o objetivo de apresentar as soluções mais adequadas para cada caso.

O cliente pode optar por manter os documentos em suas próprias instalações ou utilizar a estrutura da empresa. No primeiro caso, as metodologias aplicadas pela Work Image garantem a disponibilização do material, com total controle e mais agilidade na obtenção de informações.

Para a opção de armazenamento remoto, a Work Image conta com uma área de 32 mil m². São dez galpões monitorados espalhados pelos três estados em que atua, que juntos somam mais de 1,2 milhão de caixas de documentos armazenados. Com essa facilidade, o cliente consegue um melhor aproveitamento de seu espaço físico e garante o foco no negócio da empresa, com total segurança e sigilo no trânsito de documentos.

A empresa trabalha com um sistema próprio. Flexível, o software permite a criação de rotinas específicas para cada cliente, além de facilidades como busca inteligente, histórico de movimentação e emissão de relatórios e estatísticas, dentre outras opções.

Além disso, a empresa oferece também a digitalização dos documentos, atividade que otimiza os processos de organização e pesquisas ao arquivo, garantindo segurança aos papéis originais. O serviço abrange toda a operação, desde a preparação dos documentos até a disponibilização do arquivo digital na internet com buscas inteligentes, além de inventários periódicos.

A empresa utiliza a tecnologia de códigos de barras para indexar os documentos na base de dados. A digitalização pode ser realizada tanto pela Work Image quanto pelo próprio cliente, utilizando um scanner de alta qualidade e desempenho fornecido na contratação. O sistema de busca conta com tecnologia de identificação de caracteres, que permite a varredura completa das palavras dentro da imagem escaneada.

Dentre os clientes atendidos estão empresas como DHL, Ceva, Tegma, Caterpillar, Santander, TAM, Totvs, Natura, Net e Embraer.