Gestão de processos robusta e integrada para garantir a agilidade de resposta

A gestão dos processos nas operações logísticas é um dos desafios que mais aparecem no dia a dia das companhias. Muitas vezes, elas só se dão conta dessa necessidade quando os problemas começam a surgir. Algumas empresas, porém, definem a aplicação de sistemas gerenciais logo no início de sua história. Esse foi o caso da Unindo Logística, transportadora com foco nos setores farmacêutico, hospitalar e de saneantes e correlatos.

O coordenador Regional de Distribuição da Unindo Logística, Carlos Mazon, afirma que a empresa já nasceu em 2018 com uma grande demanda e um faturamento expressivo para a área de transporte, por isso, precisava de um sistema robusto de gestão. “Nossa operação é muito grande e conta com a missão de mais de 45 mil conhecimentos de transporte eletrônico (CTes) por mês. Por isso, precisávamos de uma plataforma para gerir todas as áreas da empresa”, diz.

O executivo conta que, identificadas as necessidades, a escolha do fornecedor teve início e a Benner, fornecedora de softwares de gestão, foi escolhida. O trabalho da sistemista consistiu em, por meio de sua plataforma de supply chain, com suporte da MetalSystem – que fornece soluções em sistemas integrados de gestão empresarial e  que integra a rede de canais da Benner –, implementar e gerenciar as soluções empregadas nas áreas da Unindo.

A demanda

A meta da transportadora era adotar um sistema de gestão para aprimorar o gerenciamento de processos. Era importante, contudo, que a ferramenta atendesse aos critérios técnicos e operacionais apresentados pela Unindo. A empresa tinha uma expectativa de crescimento gradual, por isso procurava uma ferramenta flexível e capaz de acompanhar seu processo de crescimento. Colocadas as necessidades, a Unindo definiu pela adoção de um Enterprise Resource Planning (ERP) específico para o setor de transporte.

Segundo o gerente de Produto da Benner, Rafael Loth, a empresa vem se adequando e se estruturando para atingir os resultados que a operação exige. “Nosso atendimento também demanda agilidade aos clientes finais. Se não tivermos uma ferramenta que seja parruda e que consiga nos atender na velocidade adequada, simplesmente a operação trava”, explica.

Projeto em detalhes

Loth conta que o processo de negociação e aproximação com a Unindo durou três meses e a implantação do sistema levou aproximadamente seis meses. A partir daí, garante, já foi possível observar os primeiros resultados. “Temos um processo comercial definido, onde o primeiro passo é fazer uma equalização de expectativas junto ao cliente e entender cada ponto da demanda individualmente”, diz.

O executivo revela que na estruturação do plano foram envolvidas entre seis e oito pessoas, dependendo da fase de aplicação, e profissionais dos departamentos de vendas, arquitetura de solução, produto e parceria estratégica também estiveram envolvidos.

Já Mazon salienta que um ponto crucial era que todas as áreas da Unindo deveriam ser abrangidas por uma única plataforma, para que não fosse preciso contratar diversos sistemas com necessidade de integração. A equipe interna da transportadora também teve um papel importante. “Para um bom projeto de implantação de ERP necessitamos que praticamente todos os setores sejam mobilizados, pois envolve financeiro, operações, TI, atendimento e vendas”, pontua.

Loth detalha a ferramenta escolhida. “A solução de supply chain da Benner foi aplicada para oferecer, entre outras funcionalidades, gestão de frotas, de armazenagem e financeira. Ela ainda conta com funcionalidades de otimização de cargas, roteirização e tracking.”

O executivo garante que a ferramenta é completa e se adequa à necessidade do cliente. “Realizamos reuniões semanais com a Unindo com o objetivo de sermos mais assertivos e para traçar planos de ações conjuntas. Nosso foco foi a agilidade nos processos e na busca de soluções”, resume Loth.

O planejamento é fundamental. Isso porque no setor de transportes ter uma gestão efetiva e otimização de custos e de tempo gera os resultados esperados. Para o gerente de Produto da Benner, a solução da empresa se destaca por oferecer diversas funcionalidades de gestão de uma maneira simplificada.

Mazon destaca a importância do projeto. “Nossa operação é muito grande e não é qualquer sistema que consegue nos dar o suporte adequado. A plataforma da Benner nos traz benefícios como segurança da informação, melhora da competitividade, gestão tributária, financeira e de pessoas, entre outras áreas. Além disso, otimiza nossa produtividade e contribui para a redução de custos. A tecnologia tem sido essencial para continuar operando.”

Gargalos

As dificuldades apresentadas no início da aplicação foram prontamente solucionadas. Os dois grandes desafios iniciais foram fazer o sistema ser aderente ao negócio da Unindo e organizar a equipe interna da transportadora para a implantação de um sistema que abrange todas as áreas.

“Realizamos reuniões semanais com a Unindo com o objetivo de sermos mais assertivos e para traçar planos de ações conjuntas para não ter nenhum imprevisto durante o projeto. Nosso foco foi a agilidade nos processos e na busca de soluções”, afirma Loth.

Mazon diz que houve dois desafios. O primeiro era fazer o sistema ser aderente ao negócio, enquanto o outro, seguindo o que disse Loth, era organizar a equipe interna da Unindo para a implantação do sistema. “Tivemos um estreitamento de relacionamento com a MetalSystem e a Benner. Nosso gerente teve uma reunião com a equipe de suporte para alinhar alguns pontos. Essa aproximação foi bem positiva. Depois de realizado o alinhamento, tivemos mais velocidade no retorno de nossas demandas.”

Resultados

O trabalho em conjunto refletiu no retorno imediato dos investimentos, já apurados entre seis meses e um ano do projeto em funcionamento. “A plataforma da Benner nos traz benefícios como segurança da informação, melhora da competitividade, gestão tributária, financeira e de pessoas. Também melhorou nossa produtividade e contribuiu para a redução de custos”, exalta Mazon.

O executivo ressalta a agilidade no atendimento das demandas, gerenciadas pela MetalSystem, que focou sua atenção a fim de oferecer o apoio necessário. “Quando fechamos um novo contrato, precisamos fazer algumas adequações ou pode haver a necessidade de utilizar alguma funcionalidade adicional e eu sinto uma grande agilidade no retorno de soluções”, conta o executivo da Unindo. Loth completa dizendo que, conforme as operações crescem, é possível aumentar a capacidade, ajustando a abrangência e a utilização do sistema.

“Temos muito orgulho em apoiar a Unindo Logística em seu processo de expansão. Intensificamos nossa atenção no atendimento de qualidade e realizamos reuniões semanais, com o objetivo de aumentar a assertividade e traçar planos de ações conjuntas de contingenciamento para imprevistos. Nosso foco é sempre a agilidade nos processos e na busca de soluções para colocar em operação todas as funcionalidades que a nossa ferramenta oferece” enfatiza Loth.

Os resultados positivos já geram expectativa de expansão, segundo Mazon, que explica que possui uma ferramenta completa contratada, mas a Unindo utiliza apenas algumas funcionalidades, com outras em stand by que serão implementadas de acordo com a necessidade.  “Conforme as operações crescem, podemos aumentar nossa capacidade, ajustando a abrangência e a utilização do sistema.”

O executivo exemplifica. “Atualmente contamos com o suporte de parceiros e a gestão deles é uma funcionalidade que, até então, não tínhamos explorado, e a partir de agora contaremos com o suporte da Benner. Outra modalidade que iremos incluir na solução é a gestão de frota, para fazer um monitoramento efetivo dentro do sistema. Conforme a Unindo vai expandindo, também vamos aumentando as possibilidades que a ferramenta nos proporciona. Esse é o diferencial que faz a Benner se destacar e nos potencializa no mercado”, salienta.

Fábio Penteado