Seal Sistemas e Veiling: separação otimizada garante o frescor das entregas

A movimentação de produtos perecíveis é sempre uma operação que demanda atenção dos provedores logísticos. Se para as companhias do setor, que apresentam know-how para atender às exigências com eficácia, a operação já é delicada, imagine para as indústrias que manipulam itens com shelf life curto.

Esse é o caso das empresas que atuam na comercialização de flores, setor que vem apresentando índices constantes de crescimento. Segundo o Instituto Brasileiro de Floricultura (Ibraflor), para 2019 a expectativa é que haja um crescimento entre 8 a 10%. A cidade de Holambra, no interior de São Paulo, por exemplo, é responsável por quase metade da produção de flores de todo o mercado brasileiro.

E é justamente em um município próximo a Holambra, em Santo Antônio de Posse, que está localizado o Veiling, uma cooperativa criada na década de 1950 por agricultores holandeses que chegaram ao Brasil e que opera como uma ponte entre os produtores e os atacadistas desse segmento. “Temos aproximadamente 400 produtores cooperados e somos um centro de comercialização, distribuição e serviços para viabilizar negócios tanto para os nossos cooperados, os produtores, quanto para os nossos clientes, os atacadistas”, conta o gerente de Logística e Facilidades do Veiling, Jorge Possato.

A operação

Foi nesse cenário complexo de movimentação de itens perecíveis e delicados que surgiu a demanda por uma separação ainda mais eficaz. Antes, porém, é preciso entender a dinâmica no Veiling. A cooperativa trabalha com alguns métodos diferenciados de comercialização – e-commerce, intermediação e leilão reverso, conhecido como klok, devido à grafia de origem holandesa. “Nossa principal forma de venda é o leilão, que já ocorre há mais de 30 anos e se tornou uma das marcas registradas da empresa”, diz Possato.

Durante o leilão, os produtos passam por carrinhos em frente à tribuna onde estão os compradores e existem telas com as informações de cada item e relógios – kloks – que marcam o valor do produto. “Cada lote ofertado tem um preço máximo e o preço mínimo, que é determinado pelo produtor. O relógio vai descendo o valor, por isso nós chamamos de leilão reverso. E cada venda dura aproximadamente 1,5 segundo”, cita.

Já o valor máximo quem determina é o mercado, com a lei da oferta e procura funcionando de uma forma muito evidente. “Se tivermos mais oferta do que procura, o preço cai. Se for ao contrário, o preço máximo sobe. E a prioridade vai sempre pra quem apertou primeiro e consequentemente pagou o maior valor. Muitas vezes, o cliente pagou essa quantia para não perder determinado produto”, complementa o gerente do Veiling.

No dia a dia, aproximadamente 300 compradores participam simultaneamente do leilão reverso e são mais de 400 variedades de produtos e 2 mil espécies ativas. No geral, a cooperativa faz mais de 20 mil transições ou vendas diariamente.

O cenário

Todo esse volume movimentado e a complexidade operacional demandavam uma solução que facilitasse a separação dos produtos, além de proporcionar redução nos prazos de entrega e otimização das tarefas diárias.

A preocupação com o prazo de entrega dos produtos – por se tratar de itens que podem perder a qualidade – e o desmembramento das vendas também foram indicadores que levaram o Veiling a adotar a tecnologia por voz como aliada. “Os volumes aumentavam porque o mercado vinha exigindo fracionamento na venda, quantidades menores. Então, começamos a perceber uma pequena demora na distribuição, já que o volume aumenta e a equipe se mantém a mesma para não haver aumento de custo”, descreve Possato. “Outro ponto era a falta de padronização nos processos de distribuição. Tínhamos que conhecer os produtos e suas especificidades para conseguir fazer a separação de maneira correta”, completa.

O cenário e os números comprovam a necessidade de mudança, verificada em 2016. O coordenador de Logística do Veiling, Francisco Pereira, explica que nessa época as distribuições eram realizadas pelo caminho mais curto, ou seja, a operação era efetuada de acordo com a venda. Com isso, revela, o separador andava muito e produzia pouco. “Para distribuir pelo caminho mais curto eles precisam conhecer as variedades de flores e plantas, o que é quase impossível devido ao mix com que trabalhamos”, pontua.

Pereira reconhece que havia erros de distribuição, longo percurso para concluir a distribuição de um carrinho, processo de distribuição complexo, sob orientação de papeis e aumento das vendas fracionadas, ocasionando mais distribuições. Além disso, foram verificadas incorreções como lotes invertidos, entregas em endereços errados e quantidades incorretas, e sobras ou falta de produtos.

O coordenador calcula que eram realizadas cerca de 10.500 transações, com acuracidade na separação de 99,95% e transit time médio de cada carrinho de dez minutos e sete segundos. “Isso trazia para a logística um custo inestimável, que era o tempo de espera do cliente pelo produto. Ele é perecível, precisávamos realizar o processo e liberá-lo o mais rápido possível aos clientes para chegarem em seus pontos de venda com excelente qualidade”, diz.

A demanda pela solução

Após analisar variáveis e definir por uma mudança operacional na separação, o Veiling começou a observar o mercado e se deparou com a tecnologia de voz. O primeiro contato com a ferramenta ocorreu também em 2016, durante visita aos Veilings da Holanda. Assim que a equipe da unidade do interior paulista retornou ao Brasil, foi buscar uma empresa que pudesse oferecer a solução.

Após a realização de um BID que durou um ano e contou com a participação de três empresas, a Seal Sistemas foi escolhida para aplicar a tecnologia. Pereira revela que o contrato foi firmado graças à transparência na negociação e à flexibilidade que a Seal apresentou para atender às necessidades apresentadas.

Alguns outros pontos merecem destaque. “Adquirimos o middleware da Seal e nossa equipe o customizou. Além disso, o equipamento tem reconhecimento de voz de cada usuário e, como temos várias pessoas trabalhando próximas umas das outras, sem esse recurso seria impossível dar certo”, comenta Pereira.

Possato conta que a escolha pela Seal foi bastante simples, baseada em uma análise técnica. “A Seal tinha o equipamento que a gente queria – que era o mesmo usado na Holanda –, flexibilidade de negociação e o histórico de implantações de sucesso com base em estudos de casos de clientes da Seal”, resume.

Desenvolvimento da ferramenta

Firmado o contrato, teve início a fase de concepção da solução. “O Veiling tem uma equipe de desenvolvimento interno, então trabalhamos em parceria para ajudá-los a desenvolver um projeto de voz”, frisa o CEO da Seal, Wagner Bernardes.

O diretor Comercial da Seal, Carlos Santana, explica que a empresa forneceu o Kairos, seu middleware, como conector para a comunicação de voz, e a consultoria para o desenvolvimento sistêmico para as chamadas das tarefas. A partir desse contato, o Veiling começou a conversar sobre uma frente de projeto que trataria de automatizar alguns processos na operação de picking em Holambra e o tema voice picking foi recorrente dentro da agenda. “Nosso time de especialistas apoiou no desenho de alguns cenários da solução a partir de um mapeamento de processos, e chegamos à conclusão que para o Veiling o melhor cenário seria fornecer um modulo do nosso middleware com a função de conector entre a camada de coleta de dados e o sistema de gestão do Veiling atrelado a um treinamento técnico e funcional.”

Para o executivo, como o Veiling tinha uma demanda bastante específica, na qual o ponto chave do processo era a movimentação dos produtos com velocidade e acurácia, a tecnologia de voz se encaixava perfeitamente na demanda. Ele também ressalta o trabalho junto aos profissionais do Veiling. “O cliente tem uma área de sistemas com profundo conhecimento operacional, e isso foi primordial para o desenvolvimento de uma solução adequada, pois o leilão reverso é um processo único no Brasil, onde uma solução de mercado não atenderia e a falta de conhecimento do processo demandaria muito tempo para o entendimento e impactaria na implantação do projeto”, ressalta.

Santana completa dizendo que não se tratava apenas de trocar um processo manual por um processo automatizado. O objetivo era trazer mais inteligência para o negócio, e a partir da solução de voz foi desenhado um caminho otimizado para o processo de separação por meio de regras inteligentes.

Uma vez definido o escopo, o processo de implantação levou três meses, muito por conta da utilização de equipamentos importados. “Todos os nossos projetos passam por um estudo a quatro mãos. Primeiro analisamos a tecnologia adequada para o processo e posteriormente estudamos o processo atual. Montamos um fluxo com a nova tecnologia e, com isso, estabelecemos o custo do projeto”, explica o diretor Comercial da Seal.

Ao todo, cinco profissionais da empresa – um gerente de negócios, um profissional de desenvolvimento, um coordenador de projetos, um executivo especialista em logística e um engenheiro de rádio frequência – e quatro da cooperativa desenvolveram o projeto.

Após concebida a solução, Pereira conta que a  Seal proporcionou um treinamento de uma semana para a equipe de desenvolvimento do Veiling conhecer a linguagem de programação, eventos e administração do middleware. “Tivemos suporte para a configuração dos equipamentos e análise de ambiente wi-fi na área operacional.”

Sistema na prática

Santana lembra que o projeto entrou em funcionamento de fato em abril de 2017. “A aplicação ocorreu conforme o cronograma, de forma organizada. A equipe envolvida do lado do cliente tem grande conhecimento do processo e os testes foram feitos no timing adequado, facilitando uma implementação de sucesso”. Segundo o executivo, em toda implantação tecnológica é preciso ganhar o usuário, ele tem que perceber que aquilo veio para ajudar, que haverá ganhos com isso, e nesse ponto os gestores do Veiling sabem muito bem como envolver seu colaborador.

Em 60 dias todos os processos operavam de forma plena e o Veilling, destaca Santana, passou a enxergar a solução de voz não apenas para o picking, mas utilizando a tecnologia para outros processos, como no setor de Qualidade.

O sistema organizou os produtos comercializados com seus respectivos compradores. “Todas as transações e vendas passam por um processo logístico de recebimento, aí entra a distribuição, onde é feito todo o processo de separação dos produtos por meio do sistema picking by voice da Seal”, diz Possato. “Antigamente todo esse processo era feito por meio de boletas. Hoje, o sistema identifica quem fez a compra e onde o produto tem que ser distribuído. Dessa forma, é possível verificar se o produto está sendo entregue no local correto”, completa Santana.

Hoje, quando o produto sai do leilão, o colaborador do Veiling que utiliza o sistema de voz e trabalha na logística já sabe onde deve colocar cada item. “Além disso, o gestor da cooperativa consegue ter uma visão geral da solução, quem comprou, a quantidade, a separação automatizada de onde deve ser colocado cada produto, se o item está ok, entre outras informações gerenciais. Tudo isso em tempo real”, explica o executivo da Seal.

Resultados

Bernardes ressalta as vantagens do uso da solução de voz.  “No Veiling, devido às características dos produtos que são comercializados e a velocidade que o processo todo exige, desde a aquisição até a entrega, o sistema de picking by voice da Seal contribuiu em muito para aumentar a eficiência do processo e garantir uma excelência no atendimento ainda maior”, diz.

Alguns dos principais benefícios do Veiling após a adoção da solução de voz foram a redução no tempo de entrega, a agilidade na distribuição dos produtos, o melhor rendimento, menor fadiga dos colaboradores e ganhos operacionais . “Acompanhamos os números e 24% foi o ganho operacional que tivemos nesse processo da distribuição. Ou seja, a produtividade da equipe como um todo melhorou 24%, e isso consequentemente diminuiu também o tempo de entrega do produto na mesma medida”, relata Possato.

Isso representa um ganho interno e também para o cliente. “Nossa expectativa, antes da implementação da tecnologia, era obter um aumento de 15%. Tudo isso representa melhora no tempo, e tempo é dinheiro pra todo mundo. É o tempo para entrega dos produtos, tempo para nossos colaboradores, que têm as tarefas mais organizadas pelo sistema”, comemora o gerente de Logística e Facilidades do Veiling.

Pereira divulga que os erros na separação caíram em média 30%. O volume distribuído aumentou 12% e a acuracidade agora é de 99,98%, com o transit time médio dos carrinhos de nove minutos e seis segundos.

Fábio Penteado