Desperdício: onde estão os pontos de melhoria do investimento na sua frota?

De acordo com um estudo realizado pela Fundação Dom Cabral (FDC), as empresas brasileiras gastaram cerca de 12% do seu faturamento bruto com custos logísticos no acumulado dos últimos três anos. Estamos falando de R$ 15,5 bilhões a mais desde 2015. Parte disso está relacionada às condições de infraestrutura do país. Outra parcela está conectada ao custo da frota, que pode ser um dos passivos mais significativos para a saúde financeira do negócio em função de gastos com depreciação de veículos, roubos, atrasos na entrega de mercadorias, gasto excessivo de combustível, despesas com manutenções e acidentes.

O desafio do gestor é maximizar os recursos e racionalizar os custos logísticos para garantir mais rentabilidade para a companhia. Isso significa que é preciso implementar iniciativas não apenas para evitar os possíveis problemas, mas principalmente para prever aqueles que podem se apresentar de qualquer maneira, como uma possível colisão que resulta em dias úteis parados para conserto. A saída para fazer dessa predição de problemas uma realidade está na automação. Confira abaixo algumas dicas listadas.

·         Utilização imprópria do veículo

Seja caminhão, carro ou moto, a função do veículo de frota é servir à empresa para os serviços que são destinados. No entanto, alguns pequenos desvios que parecem inocentes (como, por exemplo, deixar o motor ligado sem estar em deslocamento), são responsáveis por um maior gasto com combustível e com desgastes quando comparado ao cenário ideal de uso.

Uma maneira de detectar essa má prática é por meio do acompanhamento da quilometragem do veículo no painel e do gasto médio de combustível diário ou semanal. Mas esse não é a única solução. Já estão disponíveis no mercado opções de dispositivos que podem ser instalados na frota e que se comunicam com um sistema central em tempo real. Ou seja, eles captam os registros individuais da frota e trazem para o gestor as informações relevantes para a análise financeira e para a tomada de decisão de maneira automática na tela do computador.

A segunda opção é uma possibilidade que demanda investimento, porém traz mais precisão. A partir dos dados coletados, é possível tomar algumas atitudes como promover treinamentos para os motoristas, reuniões de desempenho individuais com eles, campanhas de incentivo, entre outras alternativas que visem melhorar a utilização da frota da empresa.

Com isso, o valor investido terá retorno na queda de gastos desnecessários: os custos podem ser reduzidos em até R$ 2 milhões por ano, o que varia conforme o tamanho da frota.

·         Condução inadequada

O desgaste da frota também está relacionado ao modo como o motorista conduz o veículo. Frear bruscamente, fazer curvas em alta velocidade ou não desacelerar perto de lombadas, por exemplo, são atitudes que podem prejudicar o alinhamento do automóvel, o balanceamento dos pneus, o sistema de frenagem - além de poderem trazer problemas no câmbio e na suspensão.

Dificilmente um gestor descobrirá essas situações se não estiver presente no episódio. Mas a tecnologia, hoje, já permite ter esse conhecimento remotamente e de forma simultânea à condução dos veículos. Os dispositivos conectados são bastante sensíveis e captam esses eventos. Dependendo do sistema, é possível ter acesso a uma nota que varia de cada motorista de acordo com a condução.

·         Falta de planejamento das rotas

Outro ponto que influencia nos gastos é a não otimização das rotas. Isso porque, por diversas vezes, há a possibilidade de que menos veículos façam o trabalho previsto para uma frota maior ou de que os motoristas façam menos horas extras se as rotas forem traçadas cruzando informações de proximidade, trânsito, horário, intervalos de entrega, entre outras.

Um jeito mais tradicional e mão na massa de resolver o problema é fazendo um mapa com os destinos e traçar, com a ajuda de um aplicativo de mapas, os caminhos mais próximos possíveis e os tempos de deslocamento entre eles. O objetivo é encontrar o percurso mais eficiente, por isso, esse planejamento deve ser feito antes de todos os deslocamentos diários. Uma questão importante, porém, é a de que esses aplicativos comuns que traçam rotas só fazem a roteirização de um endereço a outro.

Já com a aplicação de um sistema, apenas com a inserção de uma lista de vários endereços, o tempo dedicado a cada parada e a quantidade de veículos disponíveis para a atividade, automaticamente é possível ter as rotas mais viáveis e quantos automóveis serão preciso para a ação. Isso gera uma diminuição de 10% no número de quilômetros rodados.

·         Multas

Caso o controle de dias, horários e rotas de cada automóvel da frota não seja bem estruturado, a administração das multas recebidas fica praticamente impossível. Isso pode ser feito à mão, com utilização de planilhas ou de um sistema, capaz de guardar o histórico de toda a frota com detalhes que podem identificar quem foi o motorista que praticou a infração de trânsito e conseguir tomar as providências cabíveis, incluindo medidas educativas.

Como exemplo de empresa que tinha um grande índice de infrações de trânsito por ultrapassar limites de velocidade, a Império, que presta serviços de desentupimento e dedetização, conseguiu reduzir 50% das multas através de aplicação de um sistema de gestão. No geral, as multas são um dos três maiores custos de uma frota.

Para uma gestão eficiente e que traga redução nos custos da frota de uma empresa, independente do porte, é preciso uma estratégia bem estruturada e uma supervisão próxima aos motoristas, que permita aos gestores terem certeza de como eles estão conduzindo. Fora isso, esse controle permite que os gestores promovam ações que incentivem melhores cuidados com o patrimônio da companhia e, mais importante, um trânsito seguro para todos. Além disso, a adoção de ferramentas e sistemas que automatizam alguns processos pode ser o ponto chave de investimento que trará economia com gastos que podem ser evitados.

·         Manutenção

Um gestor sem controle da manutenção dos automóveis está sujeito a falhas inesperadas que comprometerão o sucesso da operação ao longo do dia. Esses contratempos deixarão os veículos ociosos durante o período de conserto por três dias em média.

Esse fato pode ser evitado com manutenções preventivas de itens-chave como fluídos, filtros e pneus (de acordo com a recorrência recomendada pela montadora e a quilometragem do veículo). Alguns sistemas geram lembretes automáticos a partir da recorrência, sem ser necessário o controle manual por parte do gestor da frota.