Documentos em papel têm fim decretado

Para a Recall a necessidade de enxugar custos e evitar desperdícios de tempo com controles de arquivos físicos agilizará processo de digitalização de informações

A Recall, empresa especializada em gestão de informação, teve um incremento importante no serviço de gerenciamento e guarda de documentos digitais no Brasil neste ano. Para se ter uma idéia há cerca de três anos, apenas 5% do faturamento da companhia tinham origem no armazenamento deste tipo de produto, hoje a atividade já representa 20% do total da receita anual.

 Para João Carmona, presidente da empresa, a razão deste crescimento está relacionada com a necessidade das empresas de buscarem continuamente maior produtividade e redução de custos no gerenciamento de documentos (GED). “Esse serviço tem demonstrado vantagens competitivas para diversos setores da economia que mantêm grandes arquivos e necessitam gerenciá-los de forma adequada e mantê-los em ordem para realizar consultas eficientes”, comenta.

A realidade tem revelado que a tarefa de digitalização de documentos, além de gerar backup, reduz em 70% o prazo de consulta de documentos. Com o armazenamento digital, as empresas têm acesso online, pela internet, mediante sistema seguro,  de todo o conteúdo dos documentos, a qualquer momento e por prazo irrestrito ao longo do ano, sem a necessidade de intervenção física e perda de tempo na busca por informações. Dados da empresa revelam que os funcionários de organizações perdem  entre 20% e 40%  de seu tempo de trabalho procurando documentos, o que torna as instituições mais lentas, ineficientes e burocráticas. Só esses dados justificam o crescimento de 15% somente na atividade de gerenciamento de documentos da empresa em 2008.

A Recall digitaliza atualmente cinco milhões de páginas por mês, montante que é armazenado em data centers e que, por uma questão de segurança, é replicado para as unidades da empresa em Londres, na Inglaterra, Sidney, na Austrália, e em Atlanta, Estados Unidos. “Esse espelhamento, apesar de parecer excessivo, é providencial para imunizar eventuais panes que possam ocorrer em sistemas locais”, garante Carmona. “Nossa função é mitigar o risco”. 

A principal vantagem é que os documentos ficam disponíveis para as empresas full time. Segundo Carmona, há casos clássicos de empresas, como companhias de seguros que, no passado, manipulavam uma enormidade de informações, o que prolongava excessivamente os prazos dos trâmites processuais, devido à burocracia do vai-e-vem de papéis. Hoje, a própria legislação exige que o prazo de resposta ao cliente seja  mais rápido, fato que tem levado seguradoras, bancos e escritórios de advocacia a adotarem a gestão digital de informações”, explica Carmona.

A tendência para a procura pelos serviços de GED também faz o efeito contrário. Para dar conta do aumento da demanda, a Recall tem investido continuamente no aperfeiçoamento dos serviços, com a aplicação de tecnologias e processos inovadores. Uma das últimas novidades da empresa foi divulgada no ano passado, com o lançamento do RFID para o rastreamento e controle de caixas de documentos. A tecnologia é baseada em chips que emitem ondas de rádio para torres de transmissão e permitem a localização, através da leitura das informações contidas nas etiquetas inteligentes – a empresa investiu US$ 6 milhões na implantação desse conceito em seus centros de informação (veja mais: https://www.tecnologistica.com.br/site/5,1,16,21991.asp).  “Já estamos muito próximos de concretizar a implantação do mesmo recurso, já disponível em lotes, para documentos individuais”, antecipa o executivo, sem fixar prazo.

Novidades e expectativas
Para este ano, a Recall espera dobrar o volume  de digitalização e armazenamento de documentos. No Brasil, a empresa mantém hoje o armazenamento e gestão de 8 milhões de caixas, enquanto no mundo são 80 milhões. Em termos de processos  em pastas são controlados 150 milhões de arquivos. “A nossa expectativa é a de que, neste ano, os bancos, seguradoras, os escritórios de advocacia e a  justiça digital contribuam para com a massificação de guarda e gestão de arquivos”, prevê Carmona.

Na justiça digital, muitos dos novos processos já “nascem de forma eletrônica” o que minimiza a massa documental nos fóruns. “Há a possibilidade de que o acervo físico dos processos, em São Paulo, seja todo catalogado e digitalizado. Isso é uma questão de tempo breve, porque os volumes são cada vez maiores e os espaços para arquivamento e controle menores. Além do que, com a gestão adequada, a pesquisa é facilitada e abreviada”, defende o executivo, para a quem as pessoas, em geral, exageram na guarda prolongada de documentos, o que se torna antieconômico. Com o sistema de GED, as ferramentas adotadas não só permitem o controle e acesso, mas “avisam” o cliente quando o prazo de validade ou o estipulado expira, para que se proceda a destruição segura ou se redefina nova data. A Recall gerencia os lotes, pastas ou documentos em todo seu ciclo de vida.

Carmona acredita que 2009 será o ano do investimento em GED e no conceito de workflow. “A própria crise será um estímulo porque as empresas precisarão enxugar áreas físicas, gerenciar com mais eficiência e eficácia e com total segurança”, prevê, garantindo que a decisão é uma alternativa de redução de custos.

Por essa razão, a Recall prepara uma novidade para o mercado: a certificação digital de imagem. “Essa prática vai se popularizar rapidamente com a aprovação do marco regulatório, em aprovação no Congresso”, acredita. A vantagem é a de que o recurso dá amparo legal à documentação, desmistificando a falta de credibilidade em relação a documentos digitais. “Um caminho irreversível”, sacramenta.

Outro apelo forte da iniciativa é a questão da sustentabilidade. Quando os documentos físicos chegam ao final de seu ciclo de vida a empresa realiza a destruição segura e faz a reciclagem do material, que se presta a outros fins. “Com a digitalização, estimamos que quatro milhões de árvores deixarão de ser cortadas por ano para a fabricação de papel”, enfatiza Carmona. Quanto à crise mundial, o executivo acredita que a empresa será beneficiada uma vez que seu foco é justamente o de promover o enxugamento de estruturas, reduzir custos e desperdícios.

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