Considerações sobre a implantação de RFID em escritórios

Atualmente, muitos serviços que são oferecidos pelas empresas aos seus clientes ou parceiros se tornaram possíveis devido aos avanços da Tecnologia da Informação. Além disso, vários processos internos também já foram automatizados, agilizando as operações. No entanto, para atender a algumas obrigações legais, como solicitações de fiscais e auditores, as empresas ainda necessitam manter alguns documentos impressos.

O presente trabalho avaliou esse problema em uma empresa de direito privado, que possui a maior parte de seus rendimentos provenientes de contribuições sociais, além da receita advinda do pagamento pelos serviços oferecidos aos seus clientes. Ele é resultado da pesquisa da primeira autora, sob orientação do segundo autor, no âmbito do Curso de Especialização em Logística Empresarial (CELOG), sob responsabilidade de docentes do Centro de Inovação em Engenharia de Sistemas Logísticos (CISLOG), da Escola Politécnica da USP e operado pela Fundação Vanzolini.

Tal empresa é obrigada a efetuar a maioria de suas compras e contratações por meio de processos licitatórios, e apresentá-los a diversas auditorias anualmente. Numa licitação desenvolvida na empresa, algumas das atividades pertinentes são auxiliadas por Sistemas de Informação (SI), como a solicitação e autorização dos pedidos de compras e o fornecimento dos editais aos possíveis fornecedores; porém, todos os documentos são impressos e arquivados em pastas que transitam pela empresa durante os processos licitatórios e, posteriormente, na emissão de termos de aditamento e auditorias.

O objetivo deste trabalho foi estudar a viabilidade da implantação de etiquetas eletrônicas que seguem a tecnologia de Identificação por Radiofrequência (Radio-Frequency Identification – RFID) para rastreamento e controle desses processos licitatórios. Com a implantação dessas etiquetas, espera-se que o tempo despendido para controle do arquivamento dos processos e sua localização futura seja menor, aumentando a produtividade do setor de compras e agilizando a tramitação dos processos.

RFID – Conceitos e componentes

Um sistema com um leitor RFID detecta um item etiquetado por meio das informações transmitidas pela etiqueta. Ele é composto por uma etiqueta (tag) e leitores (interrogadores), que possuem antenas localizadas em diversos pontos do ambiente; o leitor é conectado a um computador com capacidade para processar os dados das etiquetas e transformá-los em informação para o processo de tomada de decisão. O European Patent Convention (EPC) é o órgão encarregado de desenvolver a padronização global da tecnologia, além de outras informações que também podem opcionalmente serem gravadas na memória de alguns modelos de etiquetas.

As etiquetas podem ser divididas em três tipos:

 Etiquetas passivas: precisam do campo magnético criado pelo leitor para transmitir as informações armazenadas na sua memória;

 Etiquetas ativas: possuem bateria e, por isso, têm autonomia para iniciar a transmissão de dados;

 Etiquetas semi-passivas: também possuem bateria, porém só respondem às mensagens recebidas.

Sobre a memória das etiquetas, as ativas são normalmente de escrita e leitura, ou seja, as informações armazenadas podem ser alteradas. Já as etiquetas passivas podem ser utilizadas somente como etiquetas de leitura, ou seja, as informações não podem ser alteradas, como nas de escrita e leitura.

O leitor tem a função de ler as informações armazenadas nas etiquetas, gravar novos dados e realizar a interface entre as etiquetas e o computador central. Esses equipamentos podem ser fixos, como prateleiras inteligentes, que detectam os produtos armazenados nesse espaço; ou móveis, como um celular ou PDA (Personal Digital Assistant).

Quanto às estruturas de software típicas de sistemas que utilizam RFID, são normalmente divididas em três tipos: software do sistema RFID, middleware1 RFID e o aplicativo do computador central. A estrutura e a função desses programas podem ser diferentes em cada aplicação, inclusive com possíveis sobreposições entre esses itens. Além das funções acima descritas, há a necessidade de se verificar a capacidade da infraestrutura de software e hardware, tendo em vista a quantidade de informações disponibilizadas para processamento em um sistema RFID. A sobreposição dos sistemas envolvidos é clara; porém, os detalhes referentes ao software do sistema não fazem parte deste estudo. Os conceitos só foram apresentados para entendimento da composição de todo um sistema RFID.

Descrição do ambiente

O processo de compra começa com uma necessidade de produto ou serviço de alguma unidade da empresa. Depois de autorizada, caso o valor estimado seja maior do que a autonomia de compra dessa unidade, também determinada pelo regulamento interno da empresa, a solicitação é encaminhada para a Gerência de Compras, que imprime a solicitação, junto com todos os documentos que podem compor o edital do processo licitatório que é iniciado. Após a conclusão do edital, o arquivo eletrônico desse documento é disponibilizado para download pelos fornecedores interessados no site da empresa, mas também precisa ser impresso para compor o processo licitatório.

A sequência dos procedimentos pode diferir de acordo com a modalidade de licitação, mas as etapas são realizadas uma ou duas vezes em todos os tipos. Numa data pré-estabelecida, as propostas são entregues pelos fornecedores e todos os atos ficam registrados em uma ata de reunião. Posteriormente, cada proposta é analisada por técnicos da empresa, visando comprovar a observância dos documentos solicitados, e devolvidas ao comprador, que encaminha o processo completo para análise e julgamento do processo da Comissão de Licitação. Por último, o comprador divulga para as empresas participantes do processo licitatório a decisão tomada por essa Comissão, baseada nos pareceres das áreas técnicas.

Todos os documentos, como atas de reuniões, pareceres técnicos e propostas passam a fazer parte do processo licitatório. Esses documentos são únicos e não podem ser extraviados ou rasurados. Além disso, o fluxo dessas pastas de documentos é muito grande, tendo em vista que são analisadas por diversas pessoas de vários setores da empresa, como o jurídico, financeiro e de engenharia.

Depois de divulgada a decisão da Comissão, os fornecedores recebem um prazo para manifestação. Caso alguma empresa se manifeste, as razões são analisadas pelas áreas técnicas, provocando um novo fluxo das pastas de documentos. Por último, o processo é encaminhado para ratificação da autoridade competente e o contrato ou ordem de serviço é emitido, assinado e digitalizado. O processo licitatório é arquivado dentro da própria empresa durante o ano vigente e o próximo para solicitações de auditorias, consultas pelas áreas solicitantes ou aditamentos. Após esse período, as pastas são encaminhadas para arquivo por mais alguns anos em uma empresa terceirizada.

Como todas as contratações que estiverem acima da autonomia das 30 unidades da empresa, localizadas no Estado de São Paulo, são realizadas por essa Gerência de Compras, controlar essa quantidade de processos e o fluxo desses documentos pode se tornar uma atividade um pouco complexa e que não agrega valor ao processo de compra.

Em 2007, foram realizados 625 processos de compra nessa empresa, sendo 401 para contratação de serviços e 224 para a compra de produtos, perfazendo um total de, no mínimo, 625 pastas. Devido à quantidade de documentos solicitados, como atestados técnicos, certidões e planilhas de preços com muitos itens, alguns processos licitatórios chegaram a ser compostos por até 14 pastas. No mesmo local também são arquivados processos de compra por dispensa, para os quais não é necessária a realização de uma licitação, devido aos valores envolvidos, entre outras regras, aumentando ainda mais a quantidade de processos e, consequentemente, a complexidade dessa atividade.

Apesar da atenção despendida por todos os funcionários dessa área, um contrato enviado para assinatura do presidente poderia ser extraviado e, sem um sistema de controle, seria difícil identificar o último funcionário que teve acesso a ele. No exemplo simbólico acima, os documentos não são únicos. Um novo documento pode ser impresso e as assinaturas colhidas novamente.

Nesse caso, a perda pode atrasar a entrega do produto ou início dos serviços, o que pode ter gerado alguns custos, como por exemplo, o aluguel de outro equipamento até a entrega do solicitado para compra. Porém, se isso acontecesse com uma proposta de um fornecedor, as consequências seriam maiores, porque o processo seria cancelado e se iniciaria novamente todas as atividades desenvolvidas anteriormente.

Análise da solução proposta

Para a solução do problema descrito é proposta a implantação de etiquetas inteligentes para controle dos documentos, analisando-se primeiramente apenas o controle das pastas no arquivo supracitado. Cada pasta deverá ser etiquetada e, identificada com o código único. Com a utilização de um leitor portátil, é possível fazer um inventário de todas as pastas e gerar uma lista daquelas que não estão arquivadas. Atualmente, já existem algumas soluções desenvolvidas principalmente para controle de bibliotecas que podem auxiliar no desenvolvimento do sistema para o controle de documentos de uma empresa.

Os benefícios esperados, com base na matriz de benefícios e de custos de implantação de um sistema RFID desenvolvida por Bhuptani e Moradpour (2005), conforme apresentado na Figura 1, são:

 De longo prazo, direto: melhoria da visibilidade, do monitoramento do inventário e nas tomadas de decisão. Esses benefícios serão alcançados com a facilidade de controle e monitoramento das pastas e, consequentemente, com a localização de cada processo, a disponibilização das informações para tomadas de decisão se tornará mais fácil e rápida;

 De curto prazo, direto: redução do custo de mão de obra e maior acurácia. Os benefícios serão alcançados com a redução do tempo para controle e monitoramento das pastas, bem como a redução de erros humanos com a automação desse processo. Além disso, os compradores terão mais tempo disponível para a realização de sua atividade principal.

Fonte: Bhuptani M.; Moradpour S. (2005)

Por se tratar de uma empresa sem fins lucrativos e considerando que a maior influência em custo é a mão de obra, o valor2 que será utilizado para avaliação do investimento será o custo da mão de obra por hora. Esse valor foi obtido dividindo a soma dos custos da empresa com um comprador (SCC), considerando, inclusive, os encargos trabalhistas e sociais, pela carga horária de trabalho por ano (T), ou seja MOH = SCC/T. O valor encontrado foi de R$ 22,12.

Para realizar o inventário de todo o arquivo, composto por 625 processos do ano vigente e mais 711 do ano anterior, conforme dados do relatório anual da empresa, foi estimada a necessidade de 48 horas; assim, o custo por verificação é de R$ 1.061,56. Esse valor foi obtido pela fórmula CV = TAC*MOH. Considerando que a empresa realiza esse procedimento quatro vezes por ano, o custo anual passa para R$ 4.246,22 pela fórmula CVA = CV*QV, onde QV é a quantidade de vezes por ano que o arquivo é verificado.

O valor ideal para alcançar a viabilidade de implantação dessa tecnologia na empresa seria uma proposta que fosse igual ou menor que o custo despendido atualmente com a verificação manual, ou seja, menor do que 14.665,65 (CVP). Para obter esse resultado, foi considerado um período de cinco anos, uma taxa de juros de 13,75% a.a. e pagamentos anuais de R$ 4.246,22 (CVA). Foram consideradas três propostas de empresas do mercado (chamadas aqui de A, B e C) para o fornecimento e implantação da nova tecnologia, apresentadas a seguir.

A empresa A forneceu as seguintes cotações:

a) Um rolo contendo mil etiquetas: R$ 3.530,00;

b) Um leitor portátil: R$ 9.095,24;

c) Um leitor e gravador fixo: R$ 2.714,20;

d) Um software (facultativo).

Com a aquisição de todos os itens, exceto o software, uma vez que a política da empresa é desenvolver internamente todos os sistemas utilizados, o custo total (CT) é de R$ 15.339,44. Como o arquivo da empresa possui mais de mil processos e alguns são compostos por mais de uma pasta, acrescentou-se a aquisição de mais 500 etiquetas, com uma certa margem de segurança. Portanto, o custo total atualizado (CTA) passa para R$ 17.104,44 (CTA = 1,5*a + b + c).

Para uma análise por um período de cinco anos é preciso considerar também a necessidade de aquisição de mais etiquetas para os processos que serão instaurados nos próximos quatro anos. Como as etiquetas oferecidas são reprogramáveis e adesivas, e as pastas, após dois anos, são enviadas para um armazém terceirizado, uma nova aquisição de etiquetas foi desconsiderada devido à possibilidade de reutilização das etiquetas.

Considerando a taxa de juros atual no Brasil de 13,75% a.a. e um período de cinco anos, duas análises foram realizadas: a primeira em relação ao custo atual da empresa com quatro verificações por ano; e a segunda considerando que a empresa realizará uma verificação por mês, o que será mais provável de acontecer com a implantação da tecnologia devido à praticidade e velocidade.

No primeiro caso, o custo por ano da implantação das etiquetas inteligentes é de R$ 4.952,34, 16,63% maior do que o custo atual com a verificação manual. No segundo caso, com a taxa de juros equivalente de 1,08% a.m. e o período de 60 meses, o custo da implantação por mês é de R$ 338,76, ou seja, 63,37% menor do que o custo atual com verificação manual.

A taxa de juros equivalente é dada por iq = (1 + it)q/t – 1, sendo iq a taxa de juros encontrada, it a taxa de juros conhecida, q o período da taxa encontrada e t o período da taxa de juros conhecida. Nesse caso, a taxa encontrada foi 1,08% a.m. Para calcular o custo de implantação pelo período foi utilizada a função PGTO do Excel, utilizando como valor presente o custo total atualizado (CTA), a taxa de juros e o período de cada cenário.

A empresa B forneceu as seguintes cotações:

a) Um leitor: R$ 7.626,60; e

b) 1.500 etiquetas: R$ 4.514.14

Utilizando os mesmos critérios da primeira análise, dois cenários foram criados e a conclusão obtida diferiu ligeiramente. No primeiro cenário, o custo por ano é igual a R$ 3.515,25, sendo 17,21% menor do que o custo atual com verificação manual, mostrando que a implantação é viável. Já no segundo cenário, igual à primeira analise realizada anteriormente, o custo da implantação por mês é de R$ 276,00, ou seja, 74% menor do que o custo que a empresa teria se a verificação fosse realizada mensalmente da forma atual.

A empresa C forneceu as seguintes cotações:

a) Um leitor: R$ 13.452,00; e

b) 1.500 etiquetas: R$ 1.026,00.

Analogamente às análises anteriores, conforme apresentado do Gráfico 1, no primeiro cenário o custo por ano é igual a R$ 4.191,89, sendo 1,28% menor do que o custo atual com verificação manual, tornando-a viável. No segundo cenário, igual às duas análises realizadas acima, como demonstra o Gráfico 2, o custo da implantação por mês é de R$ 329,12, ou seja, 69% menor do que o custo atual com verificação manual.

Conclusão

Implantar um projeto baseado na tecnologia RFID envolve uma análise técnica e custos relativamente altos, atestados por esta avaliação e pela literatura, tendo em vista a complexidade desse tipo de sistema e a falta de escala. Apesar disso, nesse estudo inicial foram encontradas propostas viáveis para a implantação do projeto, já que duas propostas recebidas têm valores menores do que o custo atual da empresa com as verificações num período de cinco anos.

Para que o projeto fosse considerado viável, seria preciso receber uma proposta com valor inferior a R$ 14.665,65 e duas das propostas recebidas estão abaixo desse valor: R$ 12.141,00 e R$ 14.478,00, portanto até 17,21% menor do que o valor de referência.

No segundo cenário analisado, ou seja, aumentando o número de verificações, considerando as facilidades proporcionadas pela tecnologia, já que o tempo despendido nessa atividade se torna menor, para que o projeto fosse viável seria preciso receber uma proposta com valor inferior a R$ 1.061,56 e todas as propostas estão abaixo desse valor: R$ 388,83, R$ 329,12 e R$ 276,00, portanto até 74% menor do que o valor de referência.

Tendo em vista os resultados obtidos acima, o próximo passo seria a elaboração de um anteprojeto detalhado, envolvendo um maior refinamento das propostas.

Finalmente, caso o projeto seja implantado com sucesso, ele poderá ser ampliado para outros arquivos e malotes e para o rastreamento dos processos licitatórios dentro da empresa. Esse estudo demandaria um investimento maior, bem como uma avaliação mais detalhada do ambiente para determinar os equipamentos necessários.

Referências

BHUPTANI, M.; MORADPOUR, S.. RFID: implementando o sistema de identificação por radiofrequência, trad. Edgar Toporcov. São Paulo: IMAM, 2005.

FOINA, A.. Monitoração de rede de sensores com transponders. Escola Politécnica da Universidade de São Paulo. São Paulo: 2007. Disponível em: <http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/3/3140/tde-08052007-163603/>. Acesso em 15 de Agosto de 2008.

PRADO, N.. Os sistemas de identificação por radiofrequência (RFID): aplicações potenciais e principais aspectos. XII SIMPEP, Bauru, SP, Brasil, 07 a 09 de Novembro de 2005. Disponível em: <http://www.simp ep.feb.unesp. br/simpep2007/Anais_XIISIMPEP/>. Acesso em: 11 de Setembro de 2008.

SOUNDERPANDIAN, J.; BOPPANA, R.; CHALASANI, S. Cost-benefit analysis of RFID implementations in retail Stores. Innovations in Information Technology, Dubai, Novembro de 2006. Disponível em: <http://iee explore.ieee.org/xpl/freeabs_all.jsp?tp=&arnumber=4085472&isnumber=404313 4> . Acesso em: 29 de Setembro de 2008.

Juliana Alves Bahia

Formada em Administração de Empresas pela Univesidade Presbiteriana Mackenzie e pós-graduada em Logística Empresarial pela USP.

juliana.bahia@uol.com.br

Carlos Eduardo Cugnasca

Professor associado do Departamento de Engenharia de Computação e Sistemas Digitais da EPUSP

carlos.cugnasca@gmail.com