O impacto da visibilidade no S&OP

Amplamente conhecido pelos profissionais de Supply Chain, o S&OP (Sales and Operations Planning) é um processo integrado de gestão que visa obter a convergência das diferentes áreas de uma empresa, com o objetivo de alcançar melhorias, como custos e serviços. Um plano de S&OP envolve diversas variáveis, tais como planejamento de vendas, plano de produção, inventários, prazos de entrega, desenvolvimento de novos produtos, planejamento financeiro, entre outras.

As principais áreas envolvidas neste processo costumeiramente têm interesses distintos: Vendas – quer atender ao cliente para atingir suas metas de volume e receita; Produção – procura o mínimo de variação em sua produção para alcançar sua produtividade (reflete diretamente no custo da empresa); Supply Chain – tenta manter os baixos níveis de inventários (matéria-prima, intermediários e produtos acabados) e distribuição efetiva dos produtos aos clientes, para atender aos objetivos de working capital; Finanças – gostaria de ter o mínimo possível de variação na Margem entre o previsto e o realizado nos números da empresa no final do período.

Existe um alto grau de complexidade para se estruturar um processo que auxilie, de forma consistente, uma empresa a obter seus resultados entre tantas áreas e objetivos distintos. O S&OP permite a construção de uma visão abrangente dos resultados da companhia, seus impactos nas áreas envolvidas, estabelecendo um vínculo estruturado entre o Planejamento Estratégico da organização com seus planos Tático e Operacional, com foco nas metas traçadas na estratégia.

Segundo Thomas Wallace, especialista em S&OP e autor de várias livros sobre o assunto, esse processo é tradicionalmente composto por 5 etapas:

1. Atualização de dados e informações: Atualização com informações reais de vendas, produção, níveis de estoque, back order, etc. Geração de informações para cálculo de previsão de vendas para o próximo período podendo utilizar: análise de dados, previsões de consumo, informações dos clientes sobre a previsão de consumo, entre outras.

2. Planejamento da demanda: Previsão de vendas da organização. Etapa de formulação de um modelo estatístico baseado em dados históricos, considerando crescimento vegetativo e sazonalidades, informações qualitativas de mercado, ações promocionais e lançamento de novos produtos.

3. Plano de suprimentos, produção etc.: Elaboração dos planos de produção; análise, planejamento e compra de suprimentos, analise de níveis de inventários de matéria-prima, intermediários e de produtos acabados. Esta atividade está baseada na etapa anterior – Inferência Estatística; e procura analisar todas as restrições impostas pelas diversas áreas, gerando planos atingíveis para a organização.

4. Alinhamento dos planos: Reunião de trabalho das áreas para discutir pontos divergentes entre planejamento da demanda e plano de produção, bem como a avaliação dos impactos financeiros nas decisões tomadas.

5. Aprovação executiva do planejamento: Encerramento e aprovação de todo planejamento realizado, suprindo as áreas com as diretrizes necessárias para atingir os resultados, além de avaliação regular do desempenho operacional da empresa.

Estabelecido o processo básico para o S&OP, se faz necessário identificar fatores críticos para a execução do processo de planejamento. Três destes fatores são: visibilidade das informações requeridas, variação e erro de um modelo estatístico.

Visibilidade: Acessibilidade às informações necessárias para execução do S&OP, incluindo vendas, estoques, produção e finanças. A visibilidade está diretamente relacionada com a 1ª etapa do S&OP e tem um alto grau de complexidade devido a cada uma destas informações, normalmente, estarem distribuídas em diferentes sistemas, com formas de acessos e visualização distintas, exigindo um trabalho prévio para se obter as informações e disponibilizá-las de forma a permitir sua análise pela organização.

Para analisar os fatores de variação e erro que estão relacionados com a 2ª etapa do S&OP, é necessário entender alguns fundamentos da estatística.

Estatística é a ciência que visa estimar – ou possibilitar - a previsão de fenômenos futuros utilizando teorias probabilísticas para explicar a frequência da ocorrência de eventos. Pela estatística descritiva, uma das formas de sumarizar um conjunto de dados é por meio de dois parâmetros: medidas de tendência central e medidas de dispersão; as mais utilizadas são Média e Mediana no caso de medidas de tendência central e desvio padrão, variância e amplitude para medidas de dispersão.

A estatística inferencial permite estimar - ou possibilitar – a previsão de fenômenos futuros por meio de modelos matemáticos, um fator relevante é o erro padrão que indica a variabilidade da média amostral (como a média varia de uma amostra para outra). Em outras palavras, é esperado que a média de uma amostra não apresente exatamente o mesmo valor sempre.

Analisando as duas primeiras etapas (1- Atualização de dados e informações e 2- Planejamento da demanda) podemos identificar fatores que são críticos para garantir a excelência de sua execução e o seu impacto junto às subsequentes.

Estabelecido o processo básico para o S&OP, é necessário identificar possíveis variáveis que podem afetar os resultados. Alguns dos fatores que afetam: visibilidade, variação e o erro intrínseco em qualquer processo de previsão.

Somando-se este três fatores que devem ser estabelecidos logo no início do processo de S&OP, o tempo passa a ser fator preponderante.

Assim, quanto mais tarde o gestor deixar para iniciar a coleta de informações, ou trabalhar com informações em tempo real, menor será o impacto da variabilidade e do erro do modelo matemático utilizados, melhorando o desempenho e resultado das áreas, e como consequência, sua organização.

Porém, essa não é a realidade de grande parte das empresas. O que vemos atualmente é que, como as companhias possuem diversos sistemas de gestão capturando dados das diferentes áreas - estoques, fretes, gestão de vendas, entre outros – a consolidação dessas informações exige alguns dias. Por isso, é comum encontrarmos o gestor buscando nessas plataformas os dados que servirão de base para o planejamento do mês seguinte por volta do dia 25 do mês corrente, por exemplo, o que compromete a assertividade do plano.

O mais delicado disso é que a redução da assertividade impacta, diretamente, os ganhos da empresa. Por quê? Porque quanto maior a variabilidade dos dados, menos alinhado às reais necessidades da empresa estará o plano desenvolvido. Já quando o gestor trabalha com a captura de dados em tempo real – ou ainda consegue diminuir em alguns dias essa consolidação – protege pontos fundamentais para o aumento dos ganhos. Exemplo, um planejamento que considera o cenário fiel da companhia melhora o custo de produção, uma vez que conhecerá a demanda real; entrega informações relevantes para a área de vendas, permitindo tomada de decisões estratégicas; e melhora o working capital, demandando, da área de compras, o estritamente necessário para a operação do mês seguinte, evitando o desperdício.

Por isso, para o desenvolvimento de um plano de S&OP eficiente é fundamental que a companhia tenha total visibilidade das informações, enxergue a operação de ponta a ponta e tenha acesso às informações no momento em que elas forem geradas, pois assim será possível tomar decisões estratégicas, imprimir inteligência aos dados e, consequentemente, melhorar seus resultados.

Sergio Moraes Gerente de Desenvolvimento de Negócios da Software AG (11) 2899-6600