Recomendações para reabastecimento da cadeia logística: os prós e contras

Naquela época, antes da Covid-19, “éramos felizes e não sabíamos disso”. Havia comportamentos e demandas previsíveis, prognósticos precisos e sabíamos sobre aqueles itens mais problemáticos aos quais deveríamos dar seguimento.

Até que a pandemia mudou tudo. Entramos no lockdown, paralisação repentina das atividades, fechamento total ou parcial do comércio, restrições de horário e compras de pânico, eventos que ocorreram em poucas semanas.

Quase tudo se tornou imprevisível na cadeia de suprimentos dos produtos. A demanda por alguns itens caiu drasticamente, por outros aumentou. A precisão do prognóstico tornou-se inalcançável. As empresas tornaram-se mais reativas do que proativas.

Quando uma grande cervejaria no México anunciou que deixaria de produzir, os consumidores fãs da marca – não poucos – deixaram as vitrines dos supermercados vazias. Em poucos dias, as pessoas migraram para outras bebidas alcoólicas. Na área farmacêutica, os genéricos passaram a ter a demanda dos patenteados. Também ocorreram canibalizações em alguns produtos, como a água mineral, que era vendida no formato de 1 litro, passando a embalagens acima de 5 litros.

Mas estamos em um terceiro estágio, que alguns chamam de “novo normal”, onde há uma demanda pouco previsível, incerteza e onde algumas questões surgem, como: as pessoas manterão o nível das compras online? Voltaremos a ter a mesma frequência nas lojas físicas antes da Covid-19? Em quanto tempo? Dos hábitos de consumo durante a quarentena, quais permanecerão e quais não? O que vem aí? Como podemos melhorar a reposição das sucursais?

Depois de interagir com os clientes de varejo e suprimentos, o problema atual que eles enfrentam se dá: 1) por demandas históricas de consumo atípicas; 2) imprecisão nos prognósticos; 3) aumento na demanda dos produtos em canais de vendas alternativos, e 4) um incerto “fill rate” dos fornecedores (indicador que mede a quantidade que se entrega aos clientes em relação ao que foi solicitado).

Vejamos quais são as recomendações para essa nova realidade. A princípio uma ação fundamental é atentar para as exceções históricas, pois se trata de uma radiografia do produto no mercado. Ela nos diz o que acontece ao redor. Juntamente com a ação anterior, deve-se realizar ajustes no histórico, que permitem calcular a diferença entre a venda real de um período com a venda prevista (o que se aplica, por exemplo, em produtos canibalizados). Aconselha-se a ignorar (não fazer ajustes) para períodos com histórico ruim ou nulos.

Os ajustes do histórico são baseados na inteligência de mercado, corrigem históricos e melhoram os prognósticos. São aplicados de forma automática e proativa por meio de planos e eventos. Entre os contras está o fato de exigir um conhecimento profundo do comportamento real do produto. Não são permitidos períodos parciais “ignorados”. São ações corretivas e não proativas no histórico e não se aplicam de forma massiva.

Outra ação sugerida para este período: determinar planos e eventos que é bom usar quando se tem a certeza do possível comportamento da demanda dos produtos. Baseado totalmente em inteligência de mercado, permite uma autosegmentação da história promocional. Ajuda a garantir o estoque de produtos por parte dos fornecedores e são módulos baseados no planejamento e não na reação. A desvantagem é que ele depende muito de inputs externos ao usuário e dos inventários dos fornecedores. Requer uma visão ampla dos eventos futuros (dentro de uma estrutura estável) e uma definição deficiente pode ter efeitos negativos no inventário.

Logo podemos considerar o Freeze Forecast, que é informação que influencia na demanda futura e que o sistema desconhece, porque não é visto. Por exemplo, notícias sobre o impacto da quarentena sobre o fechamento das escolas. Além de garantir uma previsão, baseada em inteligência de mercado, permite que o sistema atualize os dados da pressão de demanda de um item e prevê a atualização do prognóstico ante grandes oscilações na demanda. Entre os contras, não se gera exceções históricas durante o lapso do freeze. Requerer monitoramento constante para a atualização e os períodos de freeze devem ser curtos e atualizados com base na tendência do mercado.

Outro tema é o manejo do estoque de segurança manual, uma reserva definida para cobrir desvios da demanda, e é fundamental para definir o OUTL (quantidade máxima que se deve ter de um produto). Essa gestão evita estoques excessivos de produtos perecíveis e de alta demanda. Garante um estoque mínimo de segurança, calculado ou definido pelo usuário. Obviamente, uma configuração errada pode causar estoques excessivos, requer validações e atualizações constantes e assume que o OUTL será coberto em sua totalidade.

Outra recomendação de uso são os perfis sazonais, que permitem melhorar a precisão do prognóstico e seus efeitos no inventário. Agora, se houver dúvidas, melhor não as ter. Por outro lado, quanto mais elevados os níveis de serviço, maior é o stock de segurança, sendo fundamental no fornecimento de produtos nesta quarentena. Está diretamente ligado à classificação ABC, cálculo dinâmico que pode ser baseado em vendas ou margem. Auxilia na definição de estratégias comerciais de produtos prioritários. Ao contrário, ressaltar que uma má alocação do nível de serviço pode gerar problemas do inventário e a atualização do ABC é altamente dependente da execução do usuário “on request”.

Finalmente é bom levar em consideração, como parte da gestão, a administração da escassez, que permite otimizar o envio dos produtos às lojas e a periodicidade de prognóstico, permite que o sistema seja mais reativo às variações da demanda (Wki).

Provavelmente não vamos voltar à normalidade em que vivíamos, porque talvez a normalidade em que vivíamos fosse o problema. É fundamental entender o ambiente, colocar as informações na ferramenta de supply chain para prever, e assim garantir que a rede continue ajudando o mundo.